1. Termo de Abertura do Projeto
Título do Projeto: Otimização do Processo de Comunicação e Entregas Interdepartamentais
Responsável: Ana(fictício) – Coordenadora de Operações
Período de Execução: Janeiro a Junho de 2025
Problema: A comunicação entre equipes e setores apresenta atrasos frequentes e perda de informações, gerando retrabalho e baixa eficiência operacional.
Objetivo: Melhorar o fluxo de comunicação e de entregas entre setores, reduzindo o tempo médio de resposta em 40% e garantindo rastreabilidade das demandas.
Justificativa: Uma comunicação fluida e padronizada aumenta a produtividade, evita falhas de execução e melhora o clima organizacional.
2. Brainstorming de Ideias
Durante o brainstorming inicial, a equipe sugeriu:
- Implantar uma ferramenta de comunicação integrada entre setores.
- Criar formulários digitais padronizados para solicitações.
- Promover treinamentos curtos sobre comunicação assertiva.
- Estabelecer reuniões semanais rápidas (“check-ins”).
- Criar um mural digital com o status de cada projeto.
(Essas ideias podem ser adaptadas para qualquer contexto: hospitalar, administrativo, educacional ou corporativo.)
3. Análise dos 5 Porquês
Problema: Atrasos na entrega de tarefas entre setores.
1️⃣ Por quê? — Porque há falhas na comunicação de prioridades. ➡ Causa: Falta de alinhamento diário entre líderes.
2️⃣ Por quê? — Porque não existe um canal único de informação. ➡ Causa: Cada equipe usa ferramentas diferentes.
3️⃣ Por quê? — Porque não há regras claras de resposta e prazos. ➡ Causa: Inexistência de protocolo de comunicação interna.
4️⃣ Por quê? — Porque as demandas não são rastreadas. ➡ Causa: Falta de sistema de acompanhamento visual.
5️⃣ Por quê? — Porque não há cultura de gestão de processos. ➡ Causa Raiz: Falta de padronização e monitoramento contínuo.
4. Diagrama de Ishikawa (Causa e Efeito)
Método: ausência de procedimento formal de comunicação.
Máquina (Ferramentas): uso de diferentes aplicativos sem integração.
Mão de Obra: colaboradores não treinados em comunicação assertiva.
Material: ausência de formulários ou templates padronizados.
Meio Ambiente: rotina dinâmica com múltiplas demandas simultâneas.
Medição: falta de indicadores de tempo de resposta ou retrabalho.
5. Análise SWOT
| Forças (S) | Fraquezas (W) |
|---|---|
| Equipe motivada e aberta à inovação | Falta de padrão nos processos |
| Suporte da liderança | Comunicação fragmentada |
| Oportunidades (O) | Ameaças (T) |
| Digitalização dos processos internos | Resistência de alguns setores |
| Treinamentos e novas ferramentas tecnológicas | Sobrecarga de trabalho inicial |
6. Mapa de Stakeholders
| Stakeholder | Papel no Projeto | Interesse | Influência |
|---|---|---|---|
| Diretoria | Aprovação e recursos | Alto | Alto |
| Gestores de Setor | Implementação das mudanças | Alto | Médio |
| Colaboradores | Execução das tarefas | Médio | Alto |
| TI | Suporte técnico e digitalização | Médio | Médio |
7. Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência)
| Problema | G | U | T | Prioridade (GxUxT) |
|---|---|---|---|---|
| Falta de canal único de comunicação | 5 | 5 | 5 | 125 |
| Ausência de protocolo padrão | 4 | 5 | 4 | 80 |
| Falta de treinamento em comunicação | 3 | 4 | 3 | 36 |
8. Gráfico de Pareto – Principais Causas de Retrabalho
Distribuição dos fatores causadores:
- Falhas de comunicação (45%)
- Falta de clareza nas tarefas (30%)
- Mudanças não comunicadas (15%)
- Falhas tecnológicas (10%)
(Os 80% dos problemas derivam principalmente de comunicação e clareza nas responsabilidades.)
9. Definição de KPIs (Indicadores de Desempenho)
| Indicador | Meta | Situação Inicial | Periodicidade |
|---|---|---|---|
| Tempo médio de resposta entre setores | ≤ 24h | 48h | Semanal |
| Percentual de retrabalho | ≤ 10% | 35% | Mensal |
| Índice de satisfação dos colaboradores | ≥ 80% | 62% | Trimestral |
10. Plano de Ação 5W2H
| O quê (What) | Por quê (Why) | Onde (Where) | Quem (Who) | Quando (When) | Como (How) | Quanto (How Much) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Padronizar os canais de comunicação | Evitar ruídos e retrabalho | Toda a empresa | TI + Comunicação Interna | Fevereiro/2025 | Unificar ferramentas e criar guia rápido | R$ 5.000 |
| Treinar equipes sobre comunicação assertiva | Melhorar a clareza e colaboração | Sala de Treinamento / Online | RH | Março/2025 | Oficina prática e material digital | R$ 2.500 |
| Criar mural digital de status | Facilitar acompanhamento de demandas | Intranet | TI / Gestores | Abril/2025 | Dashboard em tempo real | R$ 3.000 |
11. Quadro Kanban
- A Fazer: Criar guia de boas práticas de comunicação.
- Em Andamento: Implantação do canal unificado.
- Concluído: Levantamento dos principais gargalos e mapeamento de processos.
12. Cronograma
| Etapa | Início | Fim | Status |
|---|---|---|---|
| Diagnóstico de problemas | Jan/2025 | Jan/2025 | ✅ Concluído |
| Treinamentos internos | Fev/2025 | Mar/2025 | 🕓 Em andamento |
| Implantação do novo canal | Mar/2025 | Mai/2025 | ⏳ Planejado |
| Avaliação e ajustes | Jun/2025 | Jun/2025 | ⏳ Planejado |
13. Checklists Operacionais
- [x] Diagnóstico de processos realizado
- [x] Proposta de solução aprovada pela direção
- [ ] Canal único implantado
- [ ] Avaliação de resultados aplicada
14. Relatório Comparativo
Antes do Projeto:
- Tempo médio de resposta: 48h
- Retrabalho: 35%
- Satisfação da equipe: 62%
Depois da Implementação (projeção):
- Tempo médio: 24h
- Retrabalho: 10%
- Satisfação: 85%
15. Auditoria de Processo
Auditoria simulada após 3 meses de implantação:
- Conformidade geral: 88%
- Não conformidades: atraso em feedback de duas áreas.
- Ações corretivas: reforço de comunicação semanal entre gestores.
16. Padronização (POP)
Foi criado o POP 2025/COM-001 – Comunicação Interdepartamental, contendo:
- Canais oficiais de comunicação (Teams, e-mail institucional e mural digital).
- Regras de prioridade e resposta.
- Modelos de solicitação padronizados.
- Frequência de reuniões e registros obrigatórios.
17. Plano de Sustentação
- Reuniões mensais de acompanhamento com indicadores.
- Atualização semestral do POP.
- Pesquisas de satisfação trimestrais.
- Treinamento de integração para novos colaboradores.
Conclusões e Próximos Passos
O projeto demonstrou que a padronização da comunicação reduz significativamente atrasos e retrabalho, promovendo uma cultura mais colaborativa e organizada.
Próximos passos:
- Expandir o modelo para outras unidades.
- Integrar o painel digital ao sistema de gestão principal.
- Reavaliar os KPIs após 6 meses de uso.
📧 Contato: ana@exemplo-gmail.com
🧑💻 Desenvolvido por: Ana(ficticio)